Convert + share

Los procesos de producción automatizados son una práctica habitual en la industria. Basta pensar en cómo se hacen los coches. Pero en muchas oficinas la automatización es algo inaudito. Cada paso en el flujo de trabajo de documentos se lleva a cabo a mano y en muchos casos la duplicación no se puede evitar. Tal ineficiencia cuesta tiempo y dinero, que las pequeñas y medianas empresas no pueden permitirse. Esto es donde DEVELOP y convert+ share puede tener una gran diferencia - con sólo un mínimo esfuerzo.

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Optimizar su flujo de trabajo de documentos

Convert + share ofrece funciones que son todo lo eficaces y que son fáciles de usar. Se eliminan los procesos de trabajo manuales y se optimiza su flujo de trabajo de documentos, por ejemplo, mediante el escaneo de documentos como .docx o .xlsx y enviarlos directamente desde un dispositivo multifuncional a archivos de Windows, direcciones de correo electrónico, Google Docs, Telekom Nube, Evernote o Microsoft SharePoint. Eso le ahorra tiempo y esfuerzo - y le permite concentrarse en cosas más importantes.

¿Sabías? convert + share es un complemento perfecto para store + find, la solución de gestión de documentos electrónicos DEVELOP que pone fin a pilas de papel.

Descripción

Con convert + share simplemente escanear sus documentos en una impresora multifuncional y recibe un PDF de búsqueda que le permite copiar secciones pertinentes del texto en cualquier otro documento. Si necesita editar el texto, sólo tiene que utilizar la función Scan-to- Excel y Scan-to-Word para crear un archivo .docx o .xlsx que puede abrir y editar. Todo esto ahorra una gran cantidad de tiempo.

Convert + share le ofrece la posibilidad de escanear todos los documentos de una sola vez. Sólo tiene que colocar una hoja de papel con un código de barras preimpreso en la parte superior de cada documento. Todos los documentos, empiezan a escanearse de una sola vez y automáticamente se separaran los escaners y se envía al archivo correspondiente para que sean fáciles de encontrar quedando almacenados correctamente, y mucho más rápido que la exploración manual. Incluso un código de barras que contiene el destino objetivo del documento puede ser reconocido por el lector de código de barras integrado con el fin de reducir al mínimo las intervenciones manuales.

Hasta ahora, los documentos que has enviado por correo electrónico a su dirección, se reenviaron a la base de datos respectiva y se almacenaron. Ahora se puede evitar este tipo de desvíos porque convert + share le permite escanear documentos directamente en Google Docs, Microsoft SharePoint, Microsoft SharePoint Online, Evernote, Telekom Nube o bases de datos de Windows.

Con la ayuda de zona OCR, convert + share acelera la extracción de información, como por ejemplo el nombre o número de cuenta del cliente de los documentos digitalizados. Una característica especial de interés al guardar un documento en un sistema de gestión de documentos electrónicos como store + find. El OCR reconoce automáticamente las zonas predefinidas en un documento. De esta forma, ya no tendrá que introducir palabras clave o términos de índice manualmente, la información respectiva estará directamente vinculada a su documento así se hace mucho más fácil y más rápido el archivado y la búsqueda de documentos.

La mayoría de los sistemas de archivo electrónicos requieren documentos a ser formateadas como archivos PDF / A, pero desafortunadamente muchos dispositivos multifuncionales no son compatibles con este formato. Una vez más, esto no es problema con convert + share, que escanea los documentos como archivos PDF / A para que sean capaces de almacenar fácilmente en su sistema de archivo.

Convert + share le ofrece la posibilidad extraordinaria para almacenar sus documentos en el formato requerido directamente a través de las impresoras multifunción DEVELOP en el software de gestión documental store+ find. Así que usted puede combinar fácilmente la automatización de procesos y gestión de documentos.

Convert + share es software muy simple. Es fácil de configurar, incluso para los no especialistas en TI, y no podría ser más sencillo de manejar. ¿Por qué no vé usted mismo?

Ventajas

Captura de documentos

  • Los procesos documentales empiezan directamente en el dispositivo multifuncional
  • Una carpeta caliente predefinida reenvía automáticamente los documentos entrantes para convert + share

Elaboración de documentos

  • Crea un PDF buscable y archivos PDF / A
  • Función Scan to Word y Scan to Excel
  • El OCR reconoce el contenido textual dentro de zonas predefinidas de un documento
  • El lector de código de barras reconoce los valores predefinidos de código de barras para su posterior procesamiento o separa múltiples documentos escaneados en un solo proceso de escaneo

    Transferencia de documentos

    • Almacena documentos en Microsoft SharePoint, SharePoint Online (Oficina 365), Evernote, Google Drive, Telekom Cloud y sistema de archivos de Windows
    • Reenvía documentos a un servidor de correo electrónico para la transmisión de e-mail
    • Envía los documentos directamente al software de DEVELOP de gestión de documentos store+find

    Gestión de usuarios

    • Acceso restringido que requiere nombre de usuario y la contraseña de Windows o de Active Directory